BAB I PENDAHULUAN

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Persaingan di dunia usaha saat ini telah menuntut kita lebih banyak memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas, agar dapat menjadi sekretaris yang dapat di andalkan dan juga mampu melaksanakan tugas dengan baik.
Peran serta sekretaris sangat penting, karena banyak tugas-tugas perusahaan yang memerlukan penanganan sekretaris. Walaupun banyak orang berpendapat dengan kelebihan komputer, peran sekretaris tidak dibutuhkan lagi. Tetapi ungkapan tersebut tidak dapat dibenarkan karena peran sekretaris tidak dapat digantikan komputer. Komputer secanggih apapun hanya bisa merekam apa yang dimasukkan ke dalam memorinya tanpa memprioritaskan mana hal yang penting didahulukan untuk seorang pemimpin.
Salah satu tugas rutin yang harus dilakukan seorang sekretaris adalah menangani administrasi kantor. Peran sekretaris dalam menangani administrasi kantor sangatlah penting bagi suatu perusahaan/instansi, karena dengan adanya penanganan administrasi yang baik dan teliti maka manajemen dan kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Penanganan administrasi kantor sangat diperlukan ketelitian dan ketetapan bahkan kerapihan dengan administrasi bukan hanya membuat surat dan mengolah data saja tetapi juga kerapihan dalam mengatur arsip-arsip perusahaan. Dengan adanya komputer maka pekerjaan sekretaris dalam menangani administrasi kantor dapat terselesaikan dengan mudah dan cepat .
Maka untuk itu setiap sekretaris harus mampu menangani administrasi dengan piawai, karena dengan penanganan administrasi yang baik oleh sekretaris maka manajemen perusahaan dapat terlaksana dengan baik juga bahkan perusahaan dapat maju. Walaupun terkadang terlihat mudah teorinya, maka hal inilah yang membuat penulis tertarik untuk membahas mengenai “ Peranan Sekretaris dalam menangani administrasi kantor di PT. Charisma Tatamitra Abadi, Jakarta.”

1.2. Maksud dan tujuan.
Adapun maksud Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah sebagai berikut :
1. Memberikan gambaran secara nyata kepada mahasiswa untuk mengenal lingkungan dan situasi kerja di sebuah perusahaan.
2. Memenuhi salah satu program perkuliahan Diploma Tiga ( D III ) Akademi Sekretaris dan Manajemen Bina Sarana Informatika dan juga sebagai persyaratan kelulusan tugas akhir.
3. Melatih keterampilan diri dengan tuntunan pekerjaan yang merupakan nilai tambah yang tidak didapatkan di perkuliahan.
4. Memberikan gambaran kepada mahasiswa mengenal aplikasi ilmu pengetahuan yang telah didapatkan di perkuliahan untuk dipraktekkan dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
Kuliah Kerja Praktek (KKP) yang bertujuan sebagai salah satu persyaratan dalam penyusunan tugas akhir bagi mahasiswa program Diploma Tiga ( D III ) di Akedemi Sekretaris dan Manajemen Bina Sarana Informatika.

1.3. Ruang Lingkup
Laporan Kuliah Kerja Praktek ( KKP) ini disusun oleh penulis untuk membahas mengenai tugas-tugas yang dilakukan berupa penanganan administrasi kantor seperti membuat surat penawaran, memasukkan data permintaan, mengarsip berkas-berkas dan lain-lain yang berhubungan dengan administrasi kantor.

1.4. Metode pengumpulan Data
Dalam metode pengumpulan data yang akan dibahas adalah metode observasi dan metode pustaka. Metode-metode tersebut dilakukan untuk mendapatkan gambaran dan fakta dari gejala-gejala yang ada. Data-data diperoleh selama proses pengamatan diolah, diproses, dan dianalisa lebih lanjut. Dibawah ini adalah penjabaran dari metode-metode yang dilakukan :
1. Metode Observasi ( pengamatan )
Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan, kegiatan observasi ini bertujuan untuk memperoleh fakta-fakta dari gejala-gejala yang ada dan mencari keterangan-keterangan kondisi fisik yang sebenarnya terjadi dengan cara tinjauan langsung ke lokasi-lokasi yang menjadi obyek penelitian serta pengumpulan data-data yang diperlukan. Dari pengamatan tersebut diambil beberapa data yang diperlukan untuk dipelajari lebih lanjut.

2. Metode Pustaka
Metode pustaka adalah pemahaman berdasarkan teori-teori yang dikemukakan oleh para ahli di bidang tertentu. Pengkajian pustaka ini dilakukan guna memperoleh data-data kepustakaan melalui buku-buku referensi dan dari laporan-laporan. Aktivitas dari metode pustaka ini diharapkan dapat menimbulkan suatu gagasan dari kegiatan yang dilakukan.

1.5. Sitematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab pendahuluan ini akan dibahas tentang Latar belakang pemilihan judul, Maksud dan Tujuan, Ruang Lingkup, Metode Pengumpulan Data dan Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan dibahas tentang pengertian sekretaris dan Penanganan Administrasi Kantor.
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dibahas dua sub bab, pertama mengenai Tinjauan Umum Organisasi yang terdiri dari : Sejarah dan perkembangan Singkat Perusahaan, Struktur Organisasi dan Tata Kerja, Kegiatan Usaha. Kedua mengenai Pelaksanaan Kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) terdiri dari : Bidang pekerjaan yang dilakukan, Kendala yang dihadapi dalam pekerjaan, cara mengatasi kendala.
BAB IV PENUTUP
Pada bab penutup ini akan dibahas mengenai kesimpulan dan saran.